Etykieta logistyczna GS1 to ustandaryzowana etykieta umieszczana na jednostkach logistycznych – paletach, kartonach zbiorczych i opakowaniach transportowych – która umożliwia identyfikację oraz śledzenie jednostek logistycznych i znajdujących się w nich towarów na każdym etapie łańcucha dostaw. Bez niej automatyzacja procesów magazynowych i sprawna wymiana informacji między dostawcami, przewoźnikami oraz odbiorcami byłyby znacznie utrudnione. Wyjaśniamy, z czego składa się etykieta logistyczna GS1, jak prawidłowo ją zbudować i dlaczego jej format ma tak duże znaczenie w nowoczesnej logistyce.
Czym jest etykieta logistyczna GS1?
Etykieta logistyczna GS1 to standard opracowany przez organizację GS1 – międzynarodową instytucję odpowiedzialną za globalny system identyfikacji produktów, lokalizacji i jednostek logistycznych. W przeciwieństwie do etykiety produktowej nie identyfikuje pojedynczego produktu, lecz całą jednostkę logistyczną, taką jak paleta, karton zbiorczy, kontener czy inne opakowanie transportowe wykorzystywane w magazynowaniu i transporcie.
Każda etykieta logistyczna GS1 zawiera zarówno kody kreskowe, jak i informacje zapisane w formie czytelnej dla człowieka. Dane opisują zawartość jednostki logistycznej i mogą być automatycznie odczytywane przez systemy identyfikacji wykorzystywane na kolejnych etapach łańcucha dostaw. Dzięki temu producent, przewoźnik, magazyn czy centrum dystrybucyjne korzystają z tego samego standardu i tych samych informacji, bez konieczności ręcznego przepisywania danych.
Budowa etykiety logistycznej GS1 – strefy i zawartość
Format etykiety logistycznej GS1 jest określony przez wytyczne organizacji GS1. Standardowo etykieta składa się z trzech poziomych stref, z których każda pełni określoną funkcję.
Strefa górna – dane nadawcy i odbiorcy
Górna część etykiety zawiera informacje przeznaczone do odczytu przez człowieka. Najczęściej znajdują się tutaj dane nadawcy i odbiorcy, adres dostawy, numer zamówienia lub numer dostawy. Informacje te ułatwiają identyfikację przesyłki także wtedy, gdy z jakiegoś powodu nie można zeskanować kodu kreskowego.
Strefa środkowa – dane o zawartości przesyłki
Środkowa część etykiety zawiera informacje opisujące zawartość jednostki logistycznej. Mogą znaleźć się tutaj między innymi:
- GTIN (Global Trade Item Number) – globalny numer jednostki handlowej identyfikujący produkt znajdujący się w jednostce logistycznej,
- liczba sztuk znajdujących się w przesyłce,
- numer partii lub serii, szczególnie istotny w branży spożywczej i farmaceutycznej,
- data ważności lub termin przydatności do spożycia – jeśli dotyczy produktu,
- masa lub wymiary jednostki logistycznej – zgodnie z wymaganiami odbiorcy.
Dane umieszczone w środkowej części etykiety kodowane są w standardzie GS1-128 z wykorzystaniem identyfikatorów zastosowania (AI – Application Identifiers), które określają znaczenie poszczególnych informacji zapisanych w kodzie.
Strefa dolna – numer SSCC
Najważniejszym elementem etykiety logistycznej GS1 jest SSCC (Serial Shipping Container Code), czyli seryjny numer jednostki logistycznej. To 18-cyfrowy numer, który pozwala jednoznacznie zidentyfikować każdą jednostkę logistyczną w globalnym łańcuchu dostaw.
Numer SSCC składa się z:
- cyfry rozszerzenia,
- prefiksu GS1 przedsiębiorstwa,
- numeru seryjnego nadawanego przez firmę,
- cyfry kontrolnej.
Numer SSCC przedstawiany jest w postaci kodu GS1-128 oraz w formie tekstowej umieszczonej pod kodem kreskowym. To właśnie ten kod jest skanowany podczas przyjęcia towaru, kompletacji zamówień, przeładunku czy wydania przesyłki. Dzięki niemu systemy WMS i ERP mogą śledzić ruch jednostki logistycznej na każdym etapie łańcucha dostaw.
Zastosowanie etykiet logistycznych w praktyce
Etykiety logistyczne GS1 stanowią podstawę sprawnego zarządzania łańcuchem dostaw i są wykorzystywane w wielu branżach – od produkcji i logistyki, przez handel, aż po sektor farmaceutyczny.
W magazynach etykieta logistyczna GS1 umożliwia szybkie przyjęcie towaru bez konieczności otwierania jednostki logistycznej. Po zeskanowaniu numeru SSCC system WMS automatycznie odczytuje informacje przypisane do danej palety lub kartonu i aktualizuje stany magazynowe. Ogranicza to liczbę błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych oraz znacząco przyspiesza proces przyjęcia towaru.
W transporcie i logistyce każda jednostka logistyczna może być śledzona od momentu jej utworzenia aż do dostarczenia odbiorcy. Na każdym etapie – podczas załadunku, transportu, przeładunku czy dostawy – zeskanowanie numeru SSCC pozwala zarejestrować aktualną lokalizację oraz historię przemieszczania przesyłki.
Standard GS1 jest również powszechnie wykorzystywany przez sieci handlowe i centra dystrybucyjne. Stosowanie etykiety logistycznej GS1 jest dziś wymagane przez wielu dużych odbiorców w Polsce i Europie. Dzięki temu wszystkie podmioty uczestniczące w łańcuchu dostaw korzystają z jednolitego systemu identyfikacji, co usprawnia wymianę informacji i minimalizuje ryzyko pomyłek.
Jak wygenerować etykietę logistyczną GS1?
Przygotowanie etykiety logistycznej zgodnej ze standardem GS1 wymaga spełnienia kilku podstawowych warunków.
Przede wszystkim przedsiębiorstwo musi posiadać prefiks GS1, który otrzymuje po rejestracji w GS1 Polska. Jest on niezbędny do tworzenia numerów GTIN oraz SSCC.
Kolejnym elementem jest oprogramowanie do projektowania i generowania etykiet logistycznych. Mogą to być systemy klasy ERP lub WMS albo dedykowane aplikacje obsługujące standard GS1-128 i identyfikatory zastosowania AI.
Równie ważni jest odpowiedni sprzęt drukujący. Etykieta logistyczna musi zostać wydrukowana w jakości zapewniającej bezproblemowy odczyt kodów kreskowych przez skanery wykorzystywane w magazynach, centrach dystrybucyjnych i podczas transportu.
Tworzenia etykiet logistycznych nie należy traktować jako jednorazowego procesu. Każda nowa jednostka logistyczna otrzymuje własny, niepowtarzalny numer SSCC, dlatego system powinien umożliwiać automatyczne generowanie nowych etykiet w czasie rzeczywistym.
Do drukowania etykiet logistycznych z kodami GS1-128 i numerami SSCC wykorzystywane są przemysłowe drukarki etykiet, które zapewniają wysoką jakość wydruku i wydajność pracy. W ofercie Intrex dostępne są m.in. drukarki przemysłowe przeznaczone do intensywnej pracy w magazynach i zakładach produkcyjnych. W przypadku mniejszej liczby wydruków lub mobilnego etykietowania sprawdzą się również etykieciarki obsługujące standard GS1.
Zgodność z międzynarodowymi standardami – dlaczego to ważne?
Etykieta logistyczna GS1 powinna być przygotowana zgodnie z wytycznymi organizacji GS1. Obejmują one m.in. sposób kodowania danych, jakość wydruku kodów kreskowych, rozmieszczenie poszczególnych elementów oraz czytelność informacji umieszczonych na etykiecie. Wymiary etykiety mogą różnić się w zależności od rodzaju jednostki logistycznej i wymagań odbiorcy, jednak zawsze powinny umożliwiać bezproblemowy odczyt kodów kreskowych.
Zgodność ze standardami GS1 zapewnia sprawną wymianę danych pomiędzy producentami, przewoźnikami, magazynami i odbiorcami. Dzięki ujednoliconemu formatowi etykiety informacje mogą być automatycznie odczytywane przez różne systemy informatyczne, niezależnie od kraju czy firmy uczestniczącej w łańcuchu dostaw.
Standaryzacja eliminuje konieczność tworzenia indywidualnych formatów etykiet dla poszczególnych kontrahentów, usprawnia identyfikację jednostek logistycznych oraz ogranicza liczbę błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych. To właśnie dlatego standard GS1 stał się jednym z fundamentów nowoczesnej logistyki i jest wykorzystywany przez przedsiębiorstwa na całym świecie.
